Die gute Nachricht vorweg: Die meisten LehrlingsausbilderInnen mögen ihre Arbeit sehr. Sie mögen es, Wissen an ihre Lehrlinge weiterzugeben. Sie mögen es, ihnen das praktische Handwerk zu zeigen. Sie mögen es, mit jungen Menschen zu arbeiten und sie zu inspirieren. Und das ist gut so! 

Doch leider gibt es auch eine schlechte Nachricht: Ein Arbeitstag hat nur 8 Stunden (na gut, sagen wir ungefähr) für diese wunderbaren Dinge. Das wissen zwar die meisten LehrlingsausbilderInnen – nur ist es oft schwer, alles was man sich so vornimmt an einem Tag unterzubringen. Der Lehrling soll ja auch etwas Lernen! Doch Wissen vermitteln, praktische Dinge zeigen und inspirieren (vor allem inspirieren! ????) braucht nun mal Zeit. 

Gerade weil es im Berufsbild gesetzlich sehr klar geregelt ist, was Lehrlinge in ihrer Lehrzeit lernen müssen, braucht es einen Plan. Das fängt bei einem Plan für die gesamte Lehre an, geht über das jeweilige Lehrjahr bis hin zum Tagesplan. Gerade dieser wird manchmal vernachlässigt, ganz nach dem Motto „das wird sich schon alles ausgehen“. Die Praxis hat aber gezeigt: Lehrlingsausbildung geht nicht nebenbei, sondern muss durchdacht und strukturiert sein – und das am besten jeden Tag. 

Doch wie kann ich das angehen? Mein Zeitmanagement auf Vordermann bringen, einen Tagesplan erstellen, Zeit optimal nutzen? Dafür haben wir eine einfache Methode aus dem Zeitmanagement mitgebracht: Die ALPEN-Methode.
Dabei geht es darum, durch gute Planung im Voraus eine optimale Nutzung der verfügbaren Zeit zu erzielen.
Die ALPEN-Methode (vgl. L. Seiwert, „Simplify your Life!“) besteht aus 5 Schritten: 

A – Alle Aufgaben sammeln  

Der 1. Schritt ist das Sammeln aller Aufgaben, die zu erledigen sind. Die größte Herausforderung des Zeitmanagements ist es, zu wissen, was alles zu tun ist. Zeitmanagement spart Zeit. Wenn ich es richtig mache. Um ein funktionierendes Zeitmanagement zu haben, muss ich jedoch zu Beginn Zeit investieren. Das scheint auf den ersten Blick hinderlich, ist allerdings unbedingt notwendig. Alle Aufgaben zu sammeln, heißt wirklich alle anfallenden Aufgaben aufzuschreiben. Dazu zählen die Aufgaben, die zum Lernen gehören, aber auch alle anderen Aufgaben, die an diesem Tag erledigt werden müssen. Das sind z.B. auch Routinearbeiten, Pausen, vorhersehbare Unterbrechungen, Erklärungszeiten etc. 

L – Länge einschätzen  

Der 2. Schritt ist das Abschätzen der Länge jeder einzelnen Aufgabe. Wenn ich weiß, was zu tun ist, dann muss ich mir ansehen, wie lange ich dafür voraussichtlich brauchen werde. Bei diesem Schritt fallen mir bereits sehr viele wichtige Dinge auf. Geht sich der Stoff in der zur Verfügung stehenden Zeit überhaupt aus? Wie lange kann ich mir Zeit nehmen für einzelne Bereiche?  

P – Pufferzeiten einplanen   

Der 3. Schritt ist das Einplanen von Pufferzeiten. Beim Planen von Längen und Zeiten sind Menschen oft sehr optimistisch. Meist geht sich dann nicht alles so aus wie man sich das gedacht hat. Außerdem kommen sehr oft unerwartete Dinge (neue Aufgaben oder Ablenkungen) dazu, die den Zeitplan beeinflussen. Als Richtwert können 40% der Gesamtzeit genommen werden.  

E – Entscheidungen treffen  

Der 4. Schritt ist das Treffen von Entscheidungen. Dabei geht es um eine Einteilung der Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit und das Sortieren dieser Aufgaben. Was muss unbedingt heute erledigt werden, was ist absolut dringend? Was ist wirklich wichtig und soll deshalb auch heute gemacht / erklärt / verstanden werden? Gibt es Aufgaben, die zu einer bestimmten Uhrzeit fertig sein müssen? Was sind Arbeiten, die mein Lehrling übernehmen kann, wenn er/sie früher fertig ist – und ich noch keine Zeit habe, das nächste zu erklären? Ich entscheide also über die Priorität der anstehenden Aufgaben und auch darüber, welche Tasks ich eventuell doch auf den nächsten Tag verschiebe. Daraus entsteht dann eine Reihenfolge, in der die Aufgaben angegangen werden.   

N – Nachbereitung  

Der 5. Schritt ist die Nachbereitung. Jedes gute Management braucht eine Analyse. Was hat gut funktioniert? Was hat nicht funktioniert? Welche Möglichkeiten habe ich, Dinge zu verbessern? Nur durch eine gute Nachbereitung können Fehler in der Zukunft vermieden werden und Potenziale bestmöglich genutzt werden.  

Sie sehen: Die ALPEN Methode bietet Ihnen nicht nur als Österreicher einen soliden Start in die Welt des Zeitmanagements. Und auch wenn es gerade zu Beginn mühsam scheint, Zeit in die Planung zu investieren: Nachhaltig lohnt es sich – für Sie, und für Ihre Lehrlinge.  

Peter Wiltsche

Peter Wiltsche ist Trainer und Coach. Er kennt die Herausforderungen der Lehrlingsausbildung aus erster Hand und vermittelt Ausbilder/innen und Lehrlingen das Know-How diese zu meistern.
Peter Wiltsche