Zeitmanagement in der Lehrlingsausbildung

Die gute Nachricht vor­weg: Die meis­ten LehrlingsausbilderInnen mögen ihre Arbeit sehr. Sie mögen es, Wissen an ihre Lehrlinge wei­ter­zu­ge­ben. Sie mögen es, ihnen das prak­ti­sche Handwerk zu zei­gen. Sie mögen es, mit jun­gen Menschen zu arbei­ten und sie zu inspi­rie­ren. Und das ist gut so! 

Doch lei­der gibt es auch eine schlech­te Nachricht: Ein Arbeitstag hat nur 8 Stunden (na gut, sagen wir unge­fähr) für die­se wun­der­ba­ren Dinge. Das wis­sen zwar die meis­ten LehrlingsausbilderInnen — nur ist es oft schwer, alles was man sich so vor­nimmt an einem Tag unter­zu­brin­gen. Der Lehrling soll ja auch etwas Lernen! Doch Wissen ver­mit­teln, prak­ti­sche Dinge zei­gen und inspi­rie­ren (vor allem inspi­rie­ren! ????) braucht nun mal Zeit.


Gerade weil es im Berufsbild gesetz­lich sehr klar gere­gelt ist, was Lehrlinge in ihrer Lehrzeit ler­nen müs­sen, braucht es einen Plan. Das fängt bei einem Plan für die gesam­te Lehre an, geht über das jewei­li­ge Lehrjahr bis hin zum Tagesplan. Gerade die­ser wird manch­mal ver­nach­läs­sigt, ganz nach dem Motto „das wird sich schon alles aus­ge­hen“. Die Praxis hat aber gezeigt: Lehrlingsausbildung geht nicht neben­bei, son­dern muss durch­dacht und struk­tu­riert sein – und das am bes­ten jeden Tag. 

Doch wie kann ich das ange­hen? Mein Zeitmanagement auf Vordermann brin­gen, einen Tagesplan erstel­len, Zeit opti­mal nut­zen? Dafür haben wir eine ein­fa­che Methode aus dem Zeitmanagement mit­ge­bracht: Die ALPEN-Methode.
Dabei geht es dar­um, durch gute Planung im Voraus eine opti­ma­le Nutzung der ver­füg­ba­ren Zeit zu erzielen.
Die ALPEN-Methode (vgl. L. Seiwert, “Simplify your Life!”) besteht aus 5 Schritten:


A – Alle Aufgaben sam­meln  

Der 1. Schritt ist das Sammeln aller Aufgaben, die zu erle­di­gen sind. Die größ­te Herausforderung des Zeitmanagements ist es, zu wis­sen, was alles zu tun ist. Zeitmanagement spart Zeit. Wenn ich es rich­tig mache. Um ein funk­tio­nie­ren­des Zeitmanagement zu haben, muss ich jedoch zu Beginn Zeit inves­tie­ren. Das scheint auf den ers­ten Blick hin­der­lich, ist aller­dings unbe­dingt not­wen­dig. Alle Aufgaben zu sam­meln, heißt wirk­lich alle anfal­len­den Aufgaben auf­zu­schrei­ben. Dazu zäh­len die Aufgaben, die zum Lernen gehö­ren, aber auch alle ande­ren Aufgaben, die an die­sem Tag erle­digt wer­den müs­sen. Das sind z.B. auch Routinearbeiten, Pausen, vor­her­seh­ba­re Unterbrechungen, Erklärungszeiten etc.


L – Länge ein­schät­zen  

Der 2. Schritt ist das Abschätzen der Länge jeder ein­zel­nen Aufgabe. Wenn ich weiß, was zu tun ist, dann muss ich mir anse­hen, wie lan­ge ich dafür vor­aus­sicht­lich brau­chen wer­de. Bei die­sem Schritt fal­len mir bereits sehr vie­le wich­ti­ge Dinge auf. Geht sich der Stoff in der zur Verfügung ste­hen­den Zeit über­haupt aus? Wie lan­ge kann ich mir Zeit neh­men für ein­zel­ne Bereiche?


P – Pufferzeiten ein­pla­nen   

Der 3. Schritt ist das Einplanen von Pufferzeiten. Beim Planen von Längen und Zeiten sind Menschen oft sehr opti­mis­tisch. Meist geht sich dann nicht alles so aus wie man sich das gedacht hat. Außerdem kom­men sehr oft uner­war­te­te Dinge (neue Aufgaben oder Ablenkungen) dazu, die den Zeitplan beein­flus­sen. Als Richtwert kön­nen 40% der Gesamtzeit genom­men werden.


E – Entscheidungen tref­fen  

Der 4. Schritt ist das Treffen von Entscheidungen. Dabei geht es um eine Einteilung der Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit und das Sortieren die­ser Aufgaben. Was muss unbe­dingt heu­te erle­digt wer­den, was ist abso­lut drin­gend? Was ist wirk­lich wich­tig und soll des­halb auch heu­te gemacht / erklärt / ver­stan­den wer­den? Gibt es Aufgaben, die zu einer bestimm­ten Uhrzeit fer­tig sein müs­sen? Was sind Arbeiten, die mein Lehrling über­neh­men kann, wenn er/sie frü­her fer­tig ist — und ich noch kei­ne Zeit habe, das nächs­te zu erklä­ren? Ich ent­schei­de also über die Priorität der anste­hen­den Aufgaben und auch dar­über, wel­che Tasks ich even­tu­ell doch auf den nächs­ten Tag ver­schie­be. Daraus ent­steht dann eine Reihenfolge, in der die Aufgaben ange­gan­gen werden.


N – Nachbereitung  

Der 5. Schritt ist die Nachbereitung. Jedes gute Management braucht eine Analyse. Was hat gut funk­tio­niert? Was hat nicht funk­tio­niert? Welche Möglichkeiten habe ich, Dinge zu ver­bes­sern? Nur durch eine gute Nachbereitung kön­nen Fehler in der Zukunft ver­mie­den wer­den und Potenziale best­mög­lich genutzt werden.


Sie sehen: Die ALPEN Methode bie­tet Ihnen nicht nur als Österreicher einen soli­den Start in die Welt des Zeitmanagements. Und auch wenn es gera­de zu Beginn müh­sam scheint, Zeit in die Planung zu inves­tie­ren: Nachhaltig lohnt es sich – für Sie, und für Ihre Lehrlinge.